Tietosuojaseloste

Kymen- Karjalan sosiaali- ja terveysturva ry:n, Järjestö 2.0. Yhes enemmän! Järjestöagentit maakuntien toimintaa kehittämässä -hanketta koskeva tietosuojaseloste

Henkilötietojen käsittely: Kymen-Karjalan sosiaali- ja terveysturva ry:n jäsenet sekä Järjestö 2.0 -hankkeen tapahtumat, koulutukset ja viestintä

 
1. Rekisterinpitäjä

Kymen-Karjalan sosiaali- ja terveysturva ry
Hallituskatu 5, 2.krs
45100 Kouvola

 
2. Rekisterin nimi

Jäsenrekisteri

 
3. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Niina Ristolainen (Tietosuojavastaava)
niina.ristolainen@carea.fi

 
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyksen yhdistyslain mukainen velvoite pitää yllä jäsenluetteloa, oikeutettu etu huolehtia jäsenpalvelusta ja jäsenviestinnästä, vapaaehtoisiksi ilmoittautuneiden palveluista ja viestinnästä.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:
• Järjestöpalvelut
• Viestintä ja tiedottaminen, mm. uutiskirjeet
• Koulutusten- ja tapahtumien toteuttaminen ja markkinointi
• Yhteistyö ja viestintä eri toimijoiden välillä
• Toiminnan kehittäminen

 
5. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterinpitäjän jäseneksi voidaan hyväksyä henkilöjäsen tai yhteisöjäsen seuraavin perustein.
Yhdistyksen henkilöjäseneksi voi liittyä yhdistyksen toimialueella toimiva yhdistyksen hallituksen hyväksymä sosiaalihuollon, terveydenhuollon, sosiaalivakuutuksen, diakoniatyön sekä yleisten ja yksityisten sosiaali- ja terveysalan toimintayksiköiden tai alan järjestöjen piirissä työskentelevä
• luottamushenkilö ja viran- tai toimenhaltija
• alan oppilaitoksen opiskelija, opettaja tai muu viran- tai toimenhaltija
• muu sosiaali- tai terveysturvan alalla toimiva henkilö

Yhdistyksen yhteisöjäseneksi voi liittyä yhdistyksen toimialueelta

• rekisteröity sosiaali- tai terveysturvan aatteellinen tai ammatillinen yhdistys
• julkishallinnon oikeustoimikelpoinen yhteisö
• yhdistyksen toimialalla toimiva muu oikeuskelpoinen organisaatio.

Hallitus voi hakemuksesta hyväksyä yhteistyöjäseniksi sosiaali- ja terveysalan toimijoita, kuten kuntia sekä sosiaali- ja terveysalaa lähellä olevia yhdistyksiä ja muita oikeuskelpoisia yhteisöjä.

Rekisterinpitäjä käsittelee jäsenrekisterin yhteydessä seuraavia jäsenen henkilötietoja:

rekisteröidyn perustiedot kuten nimi, kotipaikka, syntymäaika

- rekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot;
- yhteisöä tai yhteisön yhteyshenkilöitä koskevat tiedot kuten y-tunnus ja yhteyshenkilöiden nimet sekä yhteystiedot
- jäsenyystiedot (jäsenlaji, jäsenyyden kesto)
- jäsenmaksutiedot
- mahdolliset suoramarkkinointikiellot ja/tai -suostumukset

Tummennetulla merkittyjen henkilötietojen antaminen on edellytys jäsenyyden syntymiselle.

Rekisterinpitäjä käsittelee seuraavia henkilötietoja tapahtumien ja koulutusten järjestämiseksi:
• nimi
• sähköpostiosoite
• taustaorganisaatio
• mahdolliset erityistarpeet
• tieto tapahtumista, joihin rekisteröity osallistuu kuten tieto liittyen tapahtumailmoittautumisiin (sisältäen ruokavaliotiedon) sekä laskutuksen

 
Järjestö 2.0 -hanke

Muissa yhteyksissä, mm. Uutiskirjeiden ja muun viestinnän toimittamiseksi rekisterinpitäjä käsittelee seuraavia henkilötietoja:

• nimi ja yhteystiedot, sähköpostisoite

Rekisterinpitäjä käsittelee seuraavia henkilötietoja tapahtumien ja koulutusten järjestämiseksi:

• nimi
• sähköpostiosoite
• taustaorganisaatio
• mahdolliset erityistarpeet
• tieto tapahtumista, joihin rekisteröity osallistuu kuten tieto liittyen tapahtumailmoittautumisiin (sisältäen ruokavaliotiedon) sekä laskutuksen

 
6. Tietolähteet

Keräämme tietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään.

Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös samaan liittoyhteisöön kuuluvilta tahoilta, julkisesti saatavilla olevista lähteistä tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa.

Kyseessä on Suomen sosiaali- ja terveys ry:n, Soste:n keskitetty jäsenjärjestörekisteri.

 
7. Tietojen luovutukset ja siirrot

Käsittelemme tietoja itse hyödyntämättä henkilötietojen käsittelyssä alihankkijoita.

Emme luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille.

Emme luovuta henkilötietoja EU/ETA alueen ulkopuolelle.

Tapahtumien ja koulutusten osallistujatiedot siirretään tapahtuman tai koulutuksen sekä niihin liittyvien matkojen toteuttamiseksi tila-, hotelli- ja ravitsemuspalvelujen tarjoajalla.

 
8. Tietojen suojaus ja säilytysajat

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Manuaalisen aineiston säilytys tapahtuu lukituissa tiloissa.

Säilytämme henkilötietoja vähintään jäsenyyden keston ajan ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjapitolainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset. Ruokavalio- ja erityistarvetiedot poistamme tapahtuman tai koulutuksen jälkeen.

Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.

 
9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustat käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

 
10. Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti kohdassa kolme (3) nimetylle yhteyshenkilölle.

 
11. Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.